アウトソーシングとは?メリット・デメリット、効果的な活用法を紹介

2019.12.24

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)

働き方改革により、多くの企業が「業務改善」に取り組んでいる現在。
売上・利益の向上に加え、人手不足の解消、業務の効率化、コスト削減などを目的として、多くの企業が様々な業務をアウトソーシングすることが多くなっています。

今回は多くの企業が取り組んでいる経営戦略のひとつ、「アウトソーシング」の意味や、導入するメリット・デメリット、効果的な活用法などをご紹介します。

アウトソーシングとは?

アウトソーシング(outsourcing)とは企業が 社員のみで業務を行うのではなく、業務を社外の人材や専門企業に切り出し、仕事をしてもらう経営手法 のことです。
「外部委託」とも呼ばれます。

アウトソーシングに適した業務

従来、アウトソーシングが可能な業務は、パートやアルバイトが担えるような単純作業がほとんどでしたが、近年では業務領域が広がり、様々な業務が外部委託されています。

アウトソーシングに適した業務としては、企業経営において重要度がそれほど高くないルーチンワーク、もしくは逆に高度に専門的な技術や知識が必要とされるため、 社内で担うとコストが割高になるものなどが該当します。

例えば、見込み顧客の開拓(テレアポなど)や営業企画に関する事務作業(資料作成など)、社内のネットワーク環境の構築やシステムの設定、運用、保守。
そして、直接利益に結びつく業務ではなく、コスト削減や効率化が求められる毎月の給与計算や労務管理、経理や会計に関する事務処理などが挙げられます。

アウトソーシングのメリット

アウトソーシングを導入するメリットとしては以下のようなものがあります。

自社の業務に集中できる

毎月ルーティンとなっている自社の業務の一部をアウトソーシングすることで、自社の売上や業績向上に繋がりやすくなります。

例えば人事業務をアウトソーシングした場合、毎月ルーティンとなっている給与計算や給与の支払いなどの特殊な資格を必要としない業務をアウトソーシングすることで、よりリソースを割く必要がある採用や研修に時間を費やせます。

アウトソーシングで削減できた工数で、コア業務に専念することができるのです。

人件費などコスト削減ができる

アウトソーシングを利用することで、人件費などのコスト削減が可能になるので、アウトソーシング導入理由として、真っ先に「人件費の削減」を掲げる企業が多いです。

アウトソーシング会社のほとんどが、依頼される業務において専門的な知識を持っている人材を採用しています。
そのため、自社の人材を教育するよりも効率的に業務を進めることができ、コストを削減することができます。

また、人件費の削減により人を雇用する時にかかる社会保険料などを支払わなくても良いことになり、大幅にコストを削れます。

限られた経営資源を有効活用することができるのが魅力です。

ルーティン業務を効率化できる

アウトソーシングを活用することで、ルーティン業務の対応にかかる時間を短縮することができます。

アウトソーシング会社には、依頼業務の経験と実績を積んだプロが集まっています。
専門化した人材の仕事は、素人よりも効率的です。社員数人で行うところを、一人で処理できることもあります。

スピードも違います。社員が1週間かかる仕事を数時間で仕上げます。専門特化することで、コツがわかり、リスクを回避し、最短で仕事を仕上げるすべを心得ているのです。
自社社員で行うよりも、プロとしての効率、スピード、品質を同時に手にすることができる手法がアウトソーシングです。

また、急遽必要となった業務(仕事)においても、迅速に対応できることから、時間的コストも省くことができます。

アウトソーシングのデメリット

アウトソーシングには魅力的なメリットがあったと思いますが、もちろんデメリットもあります。

社内情報を外部に出す必要がある

アウトソーシングは社内の業務をそのまま外部へ委託するので、顧客や社員の個人情報など重要なデータを提供することになります。

したがって、社内の情報が外部の目に晒され、取り扱い方法を間違えた場合、情報が他の人や組織に流出してしまう可能性があります。

自社の業務をアウトソーシングする際は、情報が漏洩するリスクが少なからず存在するかのうせいがあることを考慮し、導入時には外注先に情報取り扱いの方法を確認しておくようにしましょう。

自社でノウハウが蓄積されない

アウトソーシングは、業務を外部委託することで時間的・費用的コストを削減できる反面、完全に社外で業務が行われるため、社内にノウハウや技術が蓄積しづらいデメリットがあります。

専門性の高い分野に関するレベルアップは期待できなくなり、自社の社員が成長する機会が奪われてしまうのが正直なところです。

アウトソーシング企業の人材がどのように業務を進めたのかを確認できる体制を構築しておくのがおすすめです。

業務フローにブラックボックスが生じる

ブラックボックスとは中身がわからない状態が発生してしまうことです。

アウトソーシングで業務をすべて任せてしまった場合、ブラックボックスが発生する可能性があります。

完成品だけを渡され、その完成品がどのようにできたのか分からなくなり問題が起きたときに自社の社員で対処できないことがあります。
その結果、時間がかかったり、追加で費用が発生してしまう恐れがあります。

ブラックボックスが発生するのを防ぐために、常にアウトソーシング会社と連携できる環境を作っておくことが必要です。

アウトソーシングサービスのご紹介

アウトソーシングのメリット・デメリットがわかった所で、おすすめのアウトソーシング会社をご紹介します。
それぞれのアウトソーシング会社の特徴を踏まえ、自社に最適な会社を見つけましょう。

バーチャルアシスタントサービス「タスカル」

(株式会社Colors)https://color-s.net/taskar

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アウトソーシングを効果的に活用するには?

アウトソーシングを効果的に活用するためには、コア業務の見極めに加え、アウトソーシング企業の選定が重要です。任せたい業務や規模、予算などとのバランスを吟味し最適なパートナーを見つけましょう。

依頼後は、アウトソーサーとの関係を築くことも重要です。業務委託を行う業者や下請け、という認識ではなく、大切なパートナーとして付き合うことで多くの効果を得る事ができます。
お互いの得意分野や価値を尊重し、目指すゴールを共有化し、一緒に取り組むといった関係を築くことにより、アウトソーサーの持つ力を最大限に引き出せると、委託企業にとっても最大限のメリットを得る事ができます。

まとめ

業務のアウトソーシングは人材不足解消やコスト削減のための有効な手段の一つです。

最近は繁忙期の人材補充や簡単な業務だけでなく、人事や労務、経理といった高度な知識や経験が求められる業務を依頼することも可能になっています。

それに、技術やノウハウを持たない企業でも、外注することで、専門性の高い業務や新規事業などに進出することも可能になります。

ご紹介したメリット・デメリットは、アウトソーシングを導入する上で必ず検討が必要になりますので、ぜひ参考にしてみてください。

任せたい業務や規模、コストなどとのバランスをとり最適なパートナーを見つけてくださいね。

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