働き方改革が進む現代、業務効率化は企業にとって避けられない課題となっています。「残業時間を減らしたい」「もっと仕事を効率化させたい」と考えていませんか？
働き方を見直すうえで、業務効率化をサポートするITツールを導入する企業が増えています。
しかし「業務効率化ITツール」と言っても用途、種類が多岐にわたり「何から始めればいいかわからない」という経営者の方も多いはず。
今回はITツールを導入するべき理由と、そしておすすめITツール13選を厳選してご紹介します。
中小企業の社長・個人事業主が積極的にITツールを導入するべき理由
中小企業の社長や経営者、個人事業主は多忙な環境の中で売上に直結する仕事はもちろん、売上に直接的に関連しない仕事までマルチにこなさなければなりません。
また、大企業と違いリソースや資金が限られている中小企業や個人事業主にとっては、人手不足が叫ばれる中、中小企業や個人事業主にとっては人材の確保が難しくなっているのが現状です。
そんな、中小企業の社長さんや個人事業主の皆さんにおすすめしたいのが「業務効率化ITツール」です。
社内コミュニケーションの無駄をなくせる
仕事を進める上で必ず発生するのが、コミュニケーションです。
ツールを利用することで業務を進めるために複数の社員に確認をしたり、同じ内容を何度も伝えたりといった無駄が減らせるため、より業務に集中できるようになります。
ToDoやタスク管理が一目で分かりやすくなる
タスクやスケジュール管理は紙やサーバ上で共有している企業もまだ多いはず。
しかし「複数人で更新するのが難しい」「どのファイルが最新か分からない」など、デメリットも多く挙げられます。
タスク・スケジュール管理に特化したITツールを利用することで、いつ・どこでも最新のタスクが確認でき、同時に複数の人物が編集できるため、生産性向上にも繋がります。
長時間労働の解消
手書きの書類や給与、請求書の計算・チェック、顧客データの入力、勤怠管理など、面倒な事務・管理業務、手間のかかる経費処理業務によって長時間労働を強いられるケースもあるでしょう。このような場合、ITツール導入によって大幅な時間短縮が可能です。
ITツールと聞くと、なんだか難しそうで導入するのにお金がかかるのではないかと思いがちですが、現在は無料で使えるものが多く、使うのが簡単なツールが数多く出ています。
社長・経営者の業務を効率化するITツール13選
ここからは忙しい中小企業の社長や経営者、個人事業主の業務を効率化するITツールを13選ご紹介します。
コミュニケーションツール
Chatwork （https://go.chatwork.com/ja/）
作成したグループでのチヤットやタスクの管理や作成、ファイルの共有や写真の添付、ビデオ通話機能などを使うことが出来ます。フリープランは無料で利用することが可能です。
小さな会社や個人事業主の規模であればフリープランでも十分チャットワークの機能を使って仕事の業務を効率化できます。
slack （https://slack.com/intl/ja-jp/）
プロジェクト毎に「チャンネル」を分けて会話を整理したり、過去の会話内容を検索することもできます。重要なメッセージはピン止めしておき、素早く見ることができる機能も使い勝手が良く、便利です。
タスク・スケジュール管理ツール
Trello（https://trello.com/）
付箋を貼るような感覚でやるべきタスクをカードにして登録していき、その中でメンバーの割り当てやコメントの記入、ファイル添付などができます。リストの上から優先順位の高いものを順に並べていき、カードを「完了」リストへ移動すればタスクは完了。
シンプルな操作でとても使いやすいです。
GoogleDrive
WordやExcel、パワーポイントなどはもちろん、写真や音楽、動画などあらゆるものをオンラインストレージで保管しておくことができ、ファイルは、スマホ・タブレット・パソコンどこからでもアクセス可能です。
他のユーザーを、ファイルの閲覧・ダウンロード・共同編集に招待でき、リアルタイムでクライアントに共有したり閲覧してもらうこともできます。
15GBまでは無料で利用できるのも非常に嬉しいポイントです。
Googleカレンダー（https://www.google.com/calendar/about/）
仕事のスケジュール管理や商談、打ち合わせの予定などを全てオンライン上で確認することが出来ます。リマインダー機能や、お持ちのスマホやダブレットとのアカウントの紐づけも可能で、複数人でスケジュールを共有することも可能です。
CRMツール
CRMツールとは顧客管理に特化したツールで、顧客データの管理・分析が行えます。営業を通じて獲得した顧客情報を一元的に管理し、 データの分析をもとにマーケティング戦略を立案するなど、CRMツールを用いることで業務の効率化が図れます。
Zoho CRM（https://www.zoho.com/jp/crm/）
Zoho CRMは、顧客管理から営業支援（SFA）、マーケティングオートメーション（MA）、レポート作成機能を備えた、顧客管理が一元化できるCRMツールです。
無料プランと有料プランがあり、気軽に始められやすいのが特徴です。有料プランでは、15日間の無料トライアルも可能です。
FullFree（https://www.fullfree.jp/）
Fullfreeはクラウド型のCRM ツールで、無料でダウンロードして使えるのが魅力です。使用期限も特に設けられておらず、クラウドによる共有ができるためチームで作業するのにも向いています。無料ツールでありながら、幅広いカスタマイズが行えます。
MAツール
MAツールは新規顧客獲得や、既存顧客のフォローなど、さまざまなマーケティング活動を自動化しサポートするツールです。
SATORI（https://satori.marketing/）
SATORIは顧客獲得に強みを持つ、国産のMAツールです。匿名の見込み顧客にまで接点が創出できる可能性が高いのが魅力です。Webサイト内の行動履歴分析から、興味関心の高い見込み顧客を発見できたり、アプローチに最適なタイミングの提案が受けられます。
Adobe Marketo Engage（https://business.adobe.com/jp/products/marketo/adobe-marketo.html）
MAツールの中でも多機能なツールとして知られるAdobe Marketo Engageは、全世界39ヵ国、5,000社超の導入実績を誇ります。
クロスチャネルマーケティングオートメーションを利用することで、メールやSNS、イベントなど、複数のチャネルをまたぎ、オンラインとオフラインの両方のチャネルで顧客との会話が継続できます。
RPAツール
RPAツールとは、システム上のロボットを活用し、業務の自動化を行うツールです。
RoboTANGO（https://robotango.biz/）
RoboTANGOはPC上で行う定型業務を処理するRPAツールです。具体的には売上データ集計や給与計算業務、文書のダウンロードなどが行えます。
1ライセンスを共有可能な上に、1ライセンス5万円〜と安価なため、初めてRPAツールの導入を検討している方にもおすすめです。
名刺管理ツール
eight（https://8card.net/ ）
eightはスマホで名刺を撮影するだけで、名刺データの管理が行えるツールです。複数枚の撮影も可能で、パソコンからも利用できるため、探したい名刺情報に常にアクセスしやすいのが特徴です。
メッセージを送る機能もあり、相手が転職や昇進などで名刺を変更した際には通知が届きます。紙の名刺交換だけでなく、GmailのアドレスやFacebookの友だち機能を使ってEight上でデジタル名刺交換も可能です。
バックオフィス管理ツール
misoca （https://www.misoca.jp/）
シンプルな操作性で、見積書・納品書・請求書・領収書などの経理書類が便利に行えるツールです。スマホからも操作できるので、スキマ時間を有効活用でき、部門間の連携もスムーズに行いやすくなるでしょう。
作成した書類はメール送信だけでなく郵送もワンクリックで完了。またPDFもワンクリックで発行、ダウンロードができます。データは自動でバックアップされ、セキュリティ体制も万全です。
HRMOS勤怠（https://hrmos.co/kintai/）
HRMOS勤怠はクラウド勤怠管理システムで、タイムカードや打刻機能・勤怠レポートなどの勤怠管理に必要な機能が備わっているツールです。従業員30名以下なら無料、従業員31名以上でも一人 月額100円〜と、リーズナブルな価格が魅力です。
ICカードやSlack、LINEなど、働き方に合わせてさまざまな打刻方法が選べます。
まとめ
日々の多忙な業務を少しでも楽にする業務効率化ITツールをご紹介しました。
今回ご紹介したツールをすべて使う必要はありません。
自社の問題を洗い出し、それを最適化するツールは何か話し合ってみましょう。
活用できそうだなと思ったツールのみ、まずは検討してみてはいかがでしょうか。
ソフトウェア開発のグッドプラクティスを集めた品質メディア「Sqripts」も参考にしてみてください。
また、タスカルなら、ITツールの選定・導入支援・運用も行っています。
ぜひこの機会に業務効率化ITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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